دليل العمل عن بعد
مع وجود التطورات التقنية الكبيرة الموجودة بحياتنا اليوم أصبح العديد من الأعمال يمكن إنجازه من أي مكان وفي أي وقت دون اللجوء إلى الانتقال إلى مكان معين كالمكاتب وغيرها ودون الحاجة إلى تكبد عناء الذهاب إلى العمل بالمواصلات أو قيادة السيارة، وكل تلك التسهيلات أصبحت تساهم بشكل كبير في زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف.
تطور العمل عن بعد
جاء عصر الكمبيوتر والإنترنت، وبدأ الناس في الانتقال إلى أماكن مخصصة للعمل على أجهزة الكمبيوتر، لكن كانت التكنولوجيا متاحة فقط في مكاتب الشركات وكانت أجهزة الكمبيوتر الشخصية بمثابة حلم للكثير من الأشخاص حول العالم.
لكن البشر عمومًا قطعوا شوطًا كبيرًا منذ ذلك الحين، حيث تغيرت حياة الموظفين العملية بشكل كبير فبدلًا من العمل داخل المكاتب التقليدية بدأوا في العمل في مساحات عمل مرنة كما يتزايد عدد الموظفين عن بُعد كل عام ويتقدم العمل عن بُعد بمعدل مرتفع.
أحدث هذا نقلة نوعية يمكن أن تقلل من حركات الهجرة على المدى البعيد؛ فلن يحتاج الكثير من الناس بعد الآن إلى الانتقال إلى بلد آخر حتى يتمكنوا من الحصول على وظيفة، حيث يتيح لك الإنترنت الآن العمل من أي مكان.
لماذا راجت فكرة العمل عن بعد
سمح التقدم التكنولوجي والوصول إلى الإنترنت عالي السرعة للشركات بالعمل عن بُعد، لكن السبب الحقيقي لارتفاع شعبية العمل عن بعد هو فوائده، حيث أدرك الناس أن العمل عن بعد هو في الواقع مستقبل العمل الحقيقي، حيث يتيح العمل عن بعد مساحة العمل المستقلة وساعات العمل المرنة ومزايا التمتع بالحياة الشخصية، وهذا هو السبب في أن المزيد والمزيد من الناس يبحثون عن وظيفة عن بعد.
كما أدركت الشركات أن العمل عن بعد بالتأكيد مفيد لها أيضًا؛ فبدأت في تعيين المزيد من الموظفين عن بعد، ووضعت أسس ومراحل للتوظيف كما التوظيف التقليدي تمامًا.
من هم القادرون على العمل عن بعد
● العاملون في المكاتب التقليدية لكن مع إمكانية العمل من المنزل، حيث لا يتعين على الموظفين الحضور إلى مكتب الشركة (حتى إذا كان هناك مكتب).
● الفرق التي تعمل معًا في منطقة زمنية واحدة ويعمل الجميع عن بُعد من مكان عملهم الفردي، حيث يمكن أن تكون مساحة العمل مكتبًا في المنزل أو مساحة عمل توفر خدمة الإنترنت، ويتم تنفيذ جميع الأعمال باستخدام الأدوات المستندة إلى السحابة بما في ذلك التواصل والتعاون والاجتماعات.
● الفرق التي تعمل عن بعد في مناطق زمنية مختلفة، حيث تتمثل إحدى أكبر مزايا العمل عن بُعد في القدرة على العمل مع القوى العاملة الماهرة في جميع أنحاء العالم والفرق العاملة عبر مناطق زمنية مختلفة تندرج تحت هذه الفئة، لكن يتطلب إعداد بيئة العمل تنظيمًا أكثر قليلًا لجعل الاتصال والتعاون أكثر كفاءة.
● العمل كرحالة رقمي وهو شخص يسافر حول العالم ويأخذ عمله أينما ذهب، وتعد هذه هي الحالة الأكثر تقدمًا وتطورًا للعمل عن بُعد، حيث يتمتع أعضاء الفريق بالحرية الكاملة والمرونة وهم مستقلون تمامًا عن الموقع الموجودة به الشركة.
الأدوات المستندة إلى الكلاود والتي تجعل العمل عن بُعد أكثر بساطة
يعتمد العمل عن بعد بشكل مباشر على التكنولوجيا، حيث يقع عبء القدرة على العمل بفعالية في هيكل العمل عن بعد على التكنولوجيا التي يتم التعامل معها والأدوات التي تستخدمها المؤسسة في العمل، حيث تختلف بيئة العمل وجودته عن طريق تغيير التطبيقات أو الخدمات أو الموارد المتاحة للعاملين عند العمل.
وعلى الرغم من أنه من الممكن لموظفي المكاتب التقليدية استخدام أدوات سحابية محدودة إلا أن العاملين عن بُعد يعتمدون عليها بشكل كبير، حيث تجعل العمل عن بُعد أسهل، ومن تلك التسهيلات ما يلي:
● سهولة الاتصال: لم يكن الاتصال أثناء العمل عن بُعد ممكنًا بدون الأدوات المستندة إلى السحابة؛ فتخيل مدى صعوبة الأمر إذا اعتمدت فقط على المكالمات الهاتفية والرسائل النصية للتواصل مع شخص آخر، كما سيكون إجراء اجتماع بمثابة كابوس؛ لأنه على الأغلب لا يوجد سوى اتصال من شخص لشخص آخر، لكن الآن سمحت الأدوات القائمة على السحابة للعاملين عن بعد بالتواصل والمشاركة بسهولة أكبر خارج الأساليب التقليدية.
● انخفاض تكلفة تكنولوجيا المعلومات: تقلل التكنولوجيا المستندة إلى السحابة بشكل كبير من تكلفة ترقيات النظام والأجهزة والبرامج الجديدة.
● المرونة: مرونة مساحة العمل ممكنة فقط بسبب الأدوات المستندة إلى السحابة؛ فلم يعد عليك أن تكون في مكتب للوصول إلى الملفات وليس عليك حتى إضاعة ساعات في العثور على الملف المناسب على مكتبك، فكل ما تحتاجه متاح بغض النظر عن موقعك، وعلاوة على ذلك لديك مرونة في اختيار ساعات العمل الخاصة بك وإعداد الجداول الزمنية الخاصة بك.
مقارنة بين الوظيفة عن بعد في مقابل وظيفة المكتب التقليدية
يعتمد نجاح أي وحدة عمل لديها قوة عاملة على كيفية تواصل الأقران مع بعضهم البعض وكيف يتعاون الفريق؟ وما هو مستوى الإنتاجية الذي يتم تحقيقه؟ لذلك ستتم المقارنة بناء على تلك النقاط الرئيسية:
· يفيد العمل عن بعد في معظم الأعمال ولكن بالنسبة للبعض قد لا ينجح الأمر؛ لأن موظفيهم مبتدؤن ويحتاجون إلى شخص ما ليراقب عملهم وإلا فلن ينجزوه في الوقت المناسب؛ لذا فقد يفضل البعض العمل في المكاتب التقليدية وليس العمل عن بعد.
· يعد التواصل سهل في المكتب التقليدي إذا كنت ترغب في التحدث إلى شخص بعينه، حيث يمكنك الذهاب إلى مكتب ذلك الشخص وإجراء المحادثة، لكن لا يمكنك فعل الشيء نفسه في بيئة العمل عن بعد؛ لأنه أثناء العمل عن بُعد يتم إجراء معظم الاتصالات والمحادثات عبر تقنية قائمة على السحابة، وإذا لم تقم بتعيين وسائل اتصال فعالة مع شبكة انترنت قوية؛ فقد تسوء الأمور بسرعة كبيرة.
· يفترض الناس أن الاتصال الفعال غير ممكن في بيئة العمل عن بعد، لكن هذا ليس قريبًا من الواقع؛ فكل ما تحتاجه هو معرفة الأدوات التي تحتاجها للتواصل الجيد عن بعد.
هناك أسطورة رئيسية أخرى حول العمل عن بُعد وهي: أن الاتصال ليس سلسًا وفعالًا مما يؤثر على التعاون ويعيق إنتاجية الفريق، وتلك المعلومة تعد من الخرافات المرتبطة بالعمل عن بعد؛ لأن أغلب من يرددها لا يبحث بشكل جيد عن أدوات تساعد فريقه في التواصل والتعاون؛ فيطلق تلك الشائعة.
أهم أدوات العمل عن بعد
يمكن استعمال العديد من البرامج التي أثبتت كفاءتها وفاعليتها في العمل ومنها: برنامج زوم لحضور الاجتماعات وتسجيلها، وبرنامج Trello لإدارة المشاريع، وبرنامج Dropbox لتخزين الملفات، وبرنامج Github لمشاركة الأكواد، والتقويم لجدولة الاجتماعات، وبرنامج Mailchimp لرسائل البريد الإلكتروني والرسائل الإخبارية.
الاختلافات الجوهرية بين العمل عن بعد والعمل في مكتب
لا يزال بعض المديرين عن بُعد قادرين على إدارة فريقهم بطريقة أفضل من المديرين الآخرين لمجرد أنهم يتبعون ثلاث خطوات أساسية لتحسين التعاون في فريقهم أثناء العمل في بيئة بعيدة وهي: الجدولة والإدارة والتقييم، ومن أهم ما يتم تقييمه هو تقييم الإنتاجية.
تقييم الإنتاجية بين العمل في مكتب والعمل عن بعد
يتباهى العاملون عن بعد بأنهم أكثر إنتاجية من عمال المكاتب التقليديين؛ فبدلًا من قضاء الوقت في مبرد المياه أو التحديق في الساعة بشوق لانتهاء الدوام أو مراوغة رئيس العمل أو محاولة أن يبدو الموظف مشغولًا؛ ينجز العامل عن بُعد الأشياء وبالتالي يحافظ على الوضع الراهن المتمثل في كونه أكثر إنتاجية، كما يكون الموظفون أقل توترًا في بيئة العمل عن بعد؛ لأنهم قادرون على التخلص من تنقلات المكتب المجهدة واختيار ساعات العمل والمساحة الخاصة بهم.
لكن كما نعلم جميعًا لا يوجد شيء ثابت، حيث تأتي مصادر التشتيت سهلة بالنسبة للعامل عن بعد أيضًا، فعلى الرغم من أن العاملين عن بعد لديهم دوافع ذاتية للحفاظ على الإنتاجية العالية والحفاظ على سير العمل بسلاسة؛ فقد يحتاج المرء إلى وضع بعض الحدود ووضع الأمور في نصابها الصحيح خوفًا من أنه يتراخى.
يمكن للمنظمات الكبيرة الاستفادة من العمل عن بعد
قام الناس بتصوير العمل عن بعد كاستراتيجية تتبعها الشركات الناشئة لكن هذا ليس قريبًا من الحقيقة، ففي الواقع هناك العديد من المنظمات الكبيرة التي تعمل بنجاح عن بعد لسنوات حتى الآن، وذلك لعدة أسباب أهمها:
المنفعة المالية حيث تنفق المنظمات آلاف الدولارات كل عام على إنشاء مكاتب ولا ننسى التكلفة الثابتة لتشغيل مكتب والتكلفة المتغيرة التي تظهر في الميزانية العمومية كل شهر، ومن تلك الشركات: شركة أوتوماتيك التي قامت بإغلاق مكتبها في سان فرانسيسكو واتجهت للعمل عن بعد.
كما تفكر المنظمات العالمية في ذلك الأمر من ناحية توظيف أمهر الموهوبين حول العالم بدون الانتقال إلى مكتب في مكان محدد، ومن تلك الشركات: شركة ميكروسوفت التي تتيح العمل عن بعد حتى يتسنى لها جمع أكبر قدر من المهرة في جميع أنحاء العالم.
حصلت القوة العاملة من المنزل على دفعة كبيرة منذ حدوث جائحة فيروس كورونا، ولكن حتى قبل أن يصبح COVID-19 عاملًا كان عددًا متزايدًا من الناس يودعون تنقلاتهم الشاقة إلى العمل؛ فلم يعد من الضروري أن يكون الموظفون في مكتب بدوام كامل ليكونوا أعضاء منتجين في شركاتهم.
ولن يكون هذا الاتجاه قويًا إذا لم يدرك أصحاب العمل أيضًا الفوائد من جانبهم، حيث يفكر البعض منهم أنه من المستحيل إدارة أكثرمن 500 موظف عن بعد، لكن الأمر ليس مستحيلًا إذا اتبعت الشركة أنظمة صحية محددة للعمل عن بُعد؛ فلا يوجد شيء يمكن أن يعوق إدارة فريق يعمل عن بعد بنجاح.
The Ultimate Guide to Remote Work – Tools, Strategies, and Opportunities
